Для многих компаний проблема воровства, как это ни прискорбно, является актуальной.
Особенно это относится к компаниям малого бизнеса – ведь у них нет возможности организовать у себя службу безопасности, которая специально следила бы за сохранностью материальных ценностей предприятия, проверкой надежности принимаемых на работу сотрудников, предотвращения получения сотрудниками «откатов» и выполнения «левых» частных заказов с использованием материально-технической базы фирмы. Но при этом у каждой компании есть возможность проводить профилактику злоупотреблений со стороны сотрудников, а также пресекать выявленные случаи воровства, не давая им войти в «общепринятую» практику.
В настоящей статье мы подробно рассмотрим меры, которые необходимо предпринимать для борьбы с воровством – как профилактические, так и реактивные. Безусловно, профилактические меры значительно эффективнее и дешевле реактивных, поэтому мы начнем с них.
Первое, что необходимо наладить в каждой компании для предупреждения возможности хищений – это проверка рекомендаций сотрудников, принимаемых на работу. На собеседовании необходимо узнать, по какой причине сотрудник увольнялся с предыдущих мест работы и попросить у него контактную информацию (телефон, имя и должность) того, кто мог бы дать им рекомендации на их прошлом месте работы. Если причины, по которым сотрудник увольнялся, вызывают у Вас опасения, среди рекомендодателей есть только сотрудники низшего звена или рекомендодателей у кандидата нет, и, особенно, если он отказывается предоставить рекомендации и дать телефоны контактных лиц – такого человека лучше на работу не принимать. Предоставленные же рекомендации необходимо обязательно проверить, потому что некоторые сотрудники надеются, что Вы не станете проверять сведения или же дают ложные координаты.
При оформлении сотрудника на работу очень важно взять все его координаты – адрес, телефоны, паспортные данные как минимум. Даже если на предприятии не ведутся трудовые книжки (например, если Вы – предприниматель без образования юридического лица), сбор данных о сотрудниках проводить необходимо. Иначе возможна ситуация, когда сотрудник, присвоив себе материальные ценности компании скроется, а руководитель не будет иметь даже отдаленного представления, где его можно найти. А уж ждать помощи от милиции, не имея никаких данных о сотруднике, и вовсе не приходится.
Многие компании малого бизнеса, во избежание «канители» с проверкой рекомендаций, стараются принимать на работу только знакомых или родственников, но это не лучший выход. С такими сотрудниками труднее выстраивать деловые отношения – они претендуют на «особый подход» и льготные условия работы, склонны применять «эмоциональный шантаж»: «Раз ты мне друг (дядя, папа и т.д.) ты должен мне повысить зарплату (разрешить уходить раньше, и т.д.). Сотрудники, принятые «со стороны» позволяют себе такое значительно реже и такое их поведение легко пресечь.
Вторая мера, способная обезопасить компанию от воровства – это постановка строгого учета материальных ценностей: учета, как поставок, так и расходования. В компании не должно быть ситуации, когда сотрудник может прийти на склад, взять нужные ему ценности (например, ткани или фурнитуру) и, не записавши расход – уйти.
Таким образом, учет расхода материальных ценностей должен производиться как обобщенный, так и персональный. Необходимо учитывать, кто, сколько, с какой целью и каких товаров взял со склада. Кроме того, очень важно меры по учету подкреплять контрольными мероприятиями. Лучше всего в этом отношении действуют внеплановые проверки. Они лишают возможности сговора между сотрудниками склада и сотрудниками производства или продаж. Также следует проверять, целевым ли образом сотрудник использовал взятые на складе товары.
Но не следует пренебрегать плановым контролем. Так, плановая инвентаризация позволяет проверить складские запасы более тщательно, чем «неожиданный набег» руководителя, и даже если никаких существенных нарушений выявлено не будет, регулярно проводимые инвентаризации позволяют поддерживать порядок и на складе и в товарной документации.
Положительно влияют на снижение уровня воровства установление норм расходования основных средств: сотрудник, допустивших перерасход сразу же привлекает к себе внимание. Кроме того, нормы расходования дисциплинируют всех, в том числе и «законопослушных» сотрудников. Ведь кроме умышленного воровства может быть и «обычный» перерасход, связанный с легкомысленным отношением сотрудников к сохранности материальных ценностей, но и в том и в другом случае предприятие будет нести нежелательные издержки.
Предприятия, на которых система оплаты труда и депремирования оформлена документально, также имеют больше шансов не столкнуться с воровством. Для того, чтобы такая система работала на вас, в ней должны быть предусмотрены штрафы за перерасход и недостачу. Такие штрафы могут быть как персональными, так и коллективными.
Коллективные штрафы следует применять, когда выявить виновного не представляется возможным. В этом случае возмещение ущерба равномерно распределяется на всех сотрудников, которые могли быть причастны к хищению – это создает своего рода круговую поруку, заставляя сотрудников «присматривать» друг за другом. То, что все эти меры оформлены документально и доведены до сведения сотрудников, позволяет причислить их к профилактическим. Зная, какое наказание может быть применено, работники не пойдут на воровство.
Кроме штрафных санкций в системе оплаты труда должны быть предусмотрены и поощрения. Так имеет смысл ввести надбавку за стаж сотрудникам, которые работают в компании давно и доказали свою надежность. Чем выше стаж работы сотрудника в компании, тем больше должна быть эта надбавка.
Сама заработная плата также должна соответствовать среднерыночному уровню или быть близка к ней: маленькая зарплата провоцирует сотрудников «добирать недостающее» за счет компании.
Меры нематериального стимулирования, такие как проведение корпоративных праздников, устная похвала, награждения грамотами и ценными подарками лучших работников месяца (или года) и т.п., формируют у сотрудников приверженность компании, повышают их удовлетворенность трудом и также способствуют предотвращению воровства на предприятии.
Если же Вам уже пришлось столкнуться со случаями воровства в Вашей компании, то меры по исправлению ситуации могут быть следующими:
• Провести внутреннее расследование, с целью выявления виновного. Для этого, нужно определить в какой промежуток времени могла произойти кража, и кто в это время мог ее осуществить, провести проверку учетных документов за этот период.
• Если виновного удастся доподлинно выявить, то этого сотрудника нужно уволить и провести информирование сотрудников о том, что произошла кража, что виновный выявлен и уволен именно за воровство, а также сказать, что такие меры будут применяться и впредь к тем, кто будет уличен в воровстве.
• В случае, если виновного выявить не удалось, то, как мы писали выше, ответственность по возмещению ущерба должна быть равномерно распределена между всеми, кто мог быть причастен к краже.
• Если кражи происходят достаточно регулярно, то имеет смысл уволить линейного руководителя, в отделе которого происходят кражи: завскладом, или руководителя отдела закупок (если получение сотрудниками откатов вошло в норму), или руководителя производства, покрывающего выполнение «левых заказов и т.д., опять же, проинформировав всех сотрудников о причине увольнения. При приеме на работу нового руководителя, необходимо отдельно обсудить с ним вопрос воровства и поставить задачу по ужесточению контроля.
• Ввести в практику проведение «пробных покупок», в ходе которых независимые специалисты (так называемые «таинственные покупатели») под видом обычных клиентов или партнеров компании проведут контрольные закупки, с целью выявления сотрудников, готовых пойти на хищение. Так, «таинственный покупатель» может предложить закройщику выполнить «левый заказ», закупщику – предложить откат за сотрудничество с именно его организацией, кладовщику – отпустить товар без документов с оплатой наличными.
В настоящее время появилось немало компаний оказывающих услуги по пробным покупкам, в штате которых есть специалисты, способные провести такого рода закупку, оставшись неопознанными. По результатам пробной покупке заказчику предоставляется подробный отчет и, при необходимости, аудиозапись разговора с его сотрудником.
И хотя быть полностью застрахованным от воровства не может быть никто, описанные нами меры способны в значительной степени снизить вероятность краж на предприятии
http://www.axima-consult.ru/ |
